OGÓLNE WARUNKI WSPÓŁPRACY

 

 

 1.POSTANOWIENIA OGÓLNE DOTYCZĄCE REALIZACJI ZAMÓWIEŃ

1.1. Ogólne warunki współpracy określają zasady zawierania umów sprzedaży towarów i usług, w których Wykonawcą jest SENSES HILL Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu przy ul. Żmigrodzkiej 41/49.

1.2. Ogólne warunki współpracy obowiązują od początku istnienia firmy SENSES HILL sp. z o.o., tj. 6tego grudnia 2017 roku. W zależności od potrzeb podlegają aktualizacji.

1.3. Ogóle warunki współpracy oraz wykonywania usług stanowią integralną część wszelkich realizacji zamówień.

1.4. Jeśli Zamawiający podjął się stałej współpracy z Wykonawcą, przyjęcie przez niego Ogólnych warunków współpracy jest równoznaczne z akceptacją tychże warunków podczas kolejnych umów sprzedażowo-usługowych, zawieranych przez Strony (o ile nie ustalą one inaczej).

 

2. ZAMÓWIENIA

2.1. Warunkiem skutecznego zawarcia umowy współpracy jest złożenie zamówienia przez Zamawiającego oraz pisemne potwierdzenie zamówienia przez Wykonawcę (w formie e-mail).

2.2. Pisemne potwierdzenie zamówienia oznacza, że Wykonawca otrzymał zamówienie oraz przyjął je do realizacji. Złożenie zamówienia przez Zamawiającego nie wiąże Wykonawcę, a brak jego odpowiedzi nie oznacza milczącego przyjęcia zamówienia.

2.3. Wszelkie zamówienia oraz pytania dotyczące zamówień należy składać w formie pisemnej – za pomocą poczty elektronicznej na adres e- mail: senseshill@senseshill.com bądź telefonicznie pod numerem 509 600 577. Jeśli zamówienie złożono telefonicznie, Zamawiający zobowiązany jest wysłać Wykonawcy wiadomość o treści zamówienia droga elektroniczną. Zamówienie to wymaga akceptacji Wykonawcy.

2.4. W zamówieniu Zamawiający określa:

  1. rodzaj i ilość zamówionych produktów
  2. rodzaj surowca
  3. rodzaj kompozycji zapachowej, jaka ma być użyta
  4. rodzaj opakowania (kartoniki lub inne) lub jego brak
  5. pozostałe (niestandardowe) informacje niezbędne do realizacji zamówienia

2.5. W ramach tego etapu Zamawiający dostarcza Wykonawcy wszelkie wizualizacje, projekty oraz pliki dotyczące pożądanego produktu, na podstawie których ma być zrealizowane zamówienie. Po ustaleniu szczegółów Zamawiający definitywnie akceptuje uzgodnioną wersję zamówienia.

2.6. Podsumowaniem tego etapu jest wysłanie Zamawiającemu formularza zamówienia, w którym określone zostały wszystkie warunki wynikające z wcześniejszych ustaleń mailowo-telefonicznych między Stronami. Od tego momentu nie jest możliwe wprowadzanie jakichkolwiek zmian dotyczących finalnej wersji zamówienia.  

2.7. Po akceptacji zamówienia przez Zamawiającego, Wykonawca wystawia Zamawiającemu fakturę pro forma, którą ten jest zobowiązany zapłacić. Po uregulowaniu płatności i zaksięgowaniu wpłaconej kwoty na konto Wykonawcy, Wykonawca niezwłocznie rozpoczyna realizuję zamówienia.

2.8. Średni termin realizacji zamówienia wynosi 14 dni roboczych.

2.9. Anulowanie zamówienia przez Kupującego jest dopuszczalne tylko w wyjątkowych sytuacjach, po uprzednim ustaleniu warunków anulowania zamówienia z Wykonawcą. Wykonawca zastrzega sobie prawo do obciążenia Zamawiającego rzeczywistymi kosztami (o ile takie powstały), które zaistniały do momentu anulacji, jednak nie większymi niż wartość zamówienia (patrz punkt 6.6.)

2.10. Jeżeli niemożność wykonania usługi przez Wykonawcę nastąpiła wskutek siły wyższej, Zamawiającemu nie przysługuje żadne roszczenie o naprawienie szkody wynikłej z tytułu niewykonania lub nieterminowego wykonania zlecenia. Do zdarzeń określanych mianem siły wyższej zalicza się m.in. pożar, powódź, ograniczenia energetyczne, chwilowy brak surowców na rynku. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować zamówienia niezwłocznie po wyeliminowaniu czynnika uniemożliwiającego realizację transakcji.

2.11. Terminy dostawy wynikające z uzgodnień między Stronami, mogą ulec zmianie w przypadku zdarzeń, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności.

 

3.  CENA

3.1. Ceny zostają ustalane indywidualnie i zależą od wykorzystanego surowca, ilości oraz stopnia skomplikowania zamówionych produktów. Ceny są podawane w PLN jako ceny netto.

3.2. Cena może ulec zmianie, jeśli Zamawiający zmieni warunki zamówienia w trakcie jego przygotowywania przez Wykonawcę.

3.3. Faktura dostarczana do zapłaty Zamawiającemu zawiera koszty transportu (w przypadku standardowych zamówień w ramach kraju). Jeśli sprawa dotyczy niestandardowych form wysyłki, Wykonawca dośle Zamawiającemu oddzielną fakturę zawierającą koszty transportu.

 

4.  TECHNOLOGIA

4.1. Wszystkie świece, woski, lampiony są wykonywane ręcznie przez Wykonawcę.

4.2. Aby zachować względy bezpieczeństwa i najwyższą jakość świecy, Wykonawca potrzebuje 72 godzin na przeprowadzenie prób spalania, dla surowców specjalnie zamawianych dla Zamawiającego. W związku z tym należy uwzględnić tę informację składając zamówienie z odpowiednim wyprzedzeniem.

 

5.  REKLAMACJE

5.1. Wykonawca może przyjąć reklamację od Zamawiającego, jeśli produkt nie jest zgodny z opisem i wcześniejszymi ustaleniami.

5.2. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności wobec Zamawiającego za:

  1. niewłaściwy transport
  2. niewłaściwy sposób przechowywania świec/produktów, różny od zalecanego
  3. niewłaściwe użytkowanie, różne od zalecanego.

5.3.Reklamacje powinny być zgłoszone Wykonawcy niezwłocznie po ich zaobserwowaniu. Termin przyjęcia reklamacji wynosi 14 dni.

5.4. W ramach realizacji reklamacji Wykonawca zobowiązuje się do wykonanie usługi (bądź jej części) ponownie, w ramach treści zawartej w zamówieniu.

 

6. PŁATNOŚCI

6.1. Jeśli zamówienie zawiera niestandardowe elementy, które nie należą do podstawowej oferty Wykonawcy, Zamawiający pokrywa koszty niezbędne do wykonania elementów tego niestandardowego zamówienia (np. wykrojnik pudełka, w który ma być zapakowana świeca).

6.2. Wykonanie prototypów jest dodatkowo płatne. Ich cena może zostać wliczona w całkowity koszt zamówienia.

6.3. Wykonawca wystawia Zamawiającemu fakturę pro forma (zawierającą 100% wartości zamówienia), którą Zamawiający winien zapłacić. Zaksięgowanie wpłaty na konto bankowe Wykonawcy jest równoznaczne z rozpoczęciem realizacji zamówienia przez Wykonawcę.

6.4. Wykonawca nalicza opłatę magazynową za towar nieodebrany w terminie przez Zleceniodawcę. Opłata wynosi 1% wartości zamówienia za każdy dzień kalendarzowy magazynowania. Opłata będzie naliczana po 7 dniach kalendarzowych od upływu planowego terminu wydania towaru do dnia jego faktycznego odbioru włącznie. Towar zostanie wydany po uiszczeniu opłaty za magazynowanie na podstawie wystawionej faktury VAT.

6.5. Jeżeli Zamawiający zalega z płatnościami za poprzednie zlecenia, Wykonawca zastrzega sobie prawo do wstrzymania kolejnych realizacji. Nieterminowe płacenie faktur przez Zamawiającego będzie miało wpływ na następne realizowane przez Strony zamówienia..

6.6. Jeśli Zamawiający anuluje zamówienie po zakupie przez Wykonawcę surowców, Zamawiający jest zobowiązany do zwrotu Wykonawcy 50 % wartości zamówienia w zakresie realizowanych usług. Jeśli Zamawiający anuluje zamówienie w trakcie właściwej realizacji, Zamawiający jest zobowiązany do odebrania wykonanej partii, zapłaty za nią oraz do zapłaty 50% wartości niezrealizowanej usługi.

 

7.  DOSTAWA I TRANSPORT

7.1. Koszty transportu leżą po stronie Zamawiającego.

7.2. Wykonawca dokłada wszelkich starań do bezpiecznego zapakowania towaru, eliminując do minimum zagrożenie uszkodzenia zamówienia podczas transportu.

7.3. Transport zamówień odbywa się dzięki zewnętrznej firmie przewozowej DHL. W wyjątkowych sytuacjach Wykonawca może zlecić realizację przewozu zamówienia innej firmie transportowej (sprawa dotyczy głównie przesyłek zagranicznych).

7.4. Do każdej przesyłki Wykonawca dołącza list przewozowy, którego numer może być udostępniony Zamawiającemu.

7.5. Wykonawca zobowiązuje się do interwencji w sprawie uszkodzeń bądź zaginięć przesyłek, jednak nie ma bezpośredniego wpływu na działania firmy kurierskiej.

 

8.  ODSZKODOWANIE

8.1 Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć Zamawiającemu produkt zgodny z opisem i specyfikacją zawartą w Zamówieniu.

8.2. Wykonawca zobowiązuje się chronić Zamawiającego przed wszelkimi roszczeniami, kosztami, wydatkami, stratami lub szkodami, które mogą dotknąć Zamawiającego z powodu naruszenia przez Wykonawcę zobowiązań nałożonych na mocy warunków Zamówienia.

 

9.  POUFNOŚĆ

9.1. Wykonawca jest zobowiązany do zachowania poufności informacji otrzymywanych od Zamawiającego i zapewnia przyjęcie wszelkich środków ochrony dokumentów, specyfikacji oraz innych przedmiotów związanych z zamówieniem, które nie są ujawniane stronom trzecim.

 

10.  PRAWO I JURYSDYKCJA

10.1. Wszelkie spory powstałe w skutek realizacji powyższych warunków będą załatwiane w miarę możliwości polubownie. W przypadku braku porozumienia spór zostanie przekazany do rozstrzygnięcia przez sąd właściwy dla siedziby Wykonawcy.

 

11.  RODO

11.1. Administratorem danych osobowych Zamawiającego jest Wykonawca, czyli SENSES HILL SP. Z O.O., ul. Żmigrodzka 41/49, 60 – 171 Poznań, NIP: 7792476873.

11.2. Dane osobowe Zamawiającego, które posiada Wykonawca są niezbędne do realizacji określonych umów. Wykonawca przetwarza dane Zamawiającego zawierające:

  1. adres e-mail Zamawiającego
  2. adres siedziby firmy Zamawiającego
  3. numer telefonu Zamawiającego.

11.3. Zamawiający ma możliwość weryfikacji bądź zmiany swoich danych osobowych.

11.4. Dane osobowe Zamawiającego są przetwarzane tak długo, jak długo będzie to konieczne do wykonania wszystkich obowiązków wynikających z umowy, w tym tych określonych w przepisach prawa oraz do dochodzenia roszczeń.

11.5. Podmioty, które poza administratorem danych osobowych (Wykonawcą) mogą przetwarzać dane osobowe Zamawiającego:

  1. firmy kurierskie, transportowe (głównie firma DHL Express Sp. z o.o. z siedzibą przy Wirażowej 37, 02-158 Warszawa)
  2. biuro rachunkowe zajmujące się rozliczaniami finansowymi (TAX CARE Biuro Rachunkowe, Kościuszki 76/5, 61-892 Poznań)

Ze wszystkimi podmiotami powyżej Wykonawca podpisał niezbędne zgody i umowy na przetwarzanie danych.

 

12. INNE

12.1. Umowa obowiązuje na wszelkie realizowane zamówienia między Zamawiającym a Wykonawcą (chyba, że strony zdecydują inaczej).

12.2. Składając zamówienie Zamawiający przyjmuje powyższe warunki umowy.